Cómo poner un anexo en Word
Cuatro formas de incluir y citar un anexo o documento en un escrito de Word — de la cita en el texto a la referencia cruzada que se actualiza sola — y cuál conviene en una demanda, una contestación o un memorial de arbitraje.
Qué significa citar un anexo
En un escrito procesal, citar un anexo es remitir en el texto a un documento que se acompaña, con el lugar exacto dentro de él. El número de la cita tiene que coincidir con el del índice de documentos.
(documento n.º 7, p. 2)Lo difícil no es poner la cita, sino que siga siendo correcta: basta con añadir un documento en medio para que cambien los números de todos los siguientes — en el texto, en las notas al pie y en el índice. Word ofrece varias herramientas para ello, cada una con sus límites.
Forma 1. La cita en texto
La cita se escribe a mano: «(documento n.º 7, p. 2)». Se lee en cualquier programa, se conserva al imprimir y al guardar en PDF y no depende de la configuración de Word de quien la recibe.
La desventaja es una, pero importante: si cambia la numeración, hay que corregir cada cita a mano. Si se hace con buscar y reemplazar, conviene ir de los números altos a los bajos (primero «documento n.º 12» → 13, después 11 → 12), para que no se mezclen, y revisar aparte las notas al pie.
Forma 2. Título y referencia cruzada
Si el índice de documentos está en el mismo archivo que el escrito, Word puede numerar los documentos por sí mismo y las citas del texto toman el número automáticamente.
- Sitúe el cursor al principio de cada línea del índice y elija Referencias → Insertar título. Pulse Nuevo rótulo y escriba «Documento». Word inserta «Documento 1»; añada después la descripción. Repita en cada línea: la numeración es correlativa.
- En el texto, sitúe el cursor donde va la cita y elija Insertar → Referencia cruzada. En Tipo de referencia seleccione «Documento», en Insertar referencia a la opción de rótulo y número, y debajo el documento. La casilla Insertar como hipervínculo permite saltar a la línea del índice con un clic.
- La página o el párrafo se añaden detrás como texto normal: «, p. 2».
- Después de añadir o mover una línea del índice, actualice los campos: seleccione todo el documento (Inicio → Seleccionar → Seleccionar todo) y pulse F9. Las notas al pie se actualizan por separado: haga clic en una nota, seleccione todo y pulse F9.
Para no enviar el escrito con números antiguos, active Archivo → Opciones → Mostrar → Actualizar campos antes de imprimir.
Conviene conocer los límites. Word no ordena los documentos por orden de cita: si el documento 5 se menciona antes que el 2, hay que mover la línea del índice a mano. La referencia cruzada solo funciona dentro de un mismo archivo. Y si se copia un párrafo con la cita a otro documento, en lugar del número aparece «¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.»
Forma 3. Hipervínculo al archivo del anexo
En una copia electrónica del escrito, la cita puede abrir el documento: seleccione el texto de la cita, elija Insertar → Vínculo (Ctrl+K), después «Archivo o página web existente» y el PDF del anexo.
El vínculo es frágil: deja de funcionar si se cambia el nombre de la carpeta, si el escrito se envía sin los anexos o si se mueven los archivos. Guarde los anexos en la misma carpeta que el escrito y compruebe que el vínculo no apunta a una ruta como «C:\Users\…», que revela el nombre de usuario y que el destinatario no tiene. El hipervínculo no actualiza el número de la cita.
Forma 4. Incrustar el anexo en el documento
Con Insertar → Objeto → Crear desde un archivo y la casilla «Mostrar como icono», el PDF queda dentro del archivo de Word: aparece un icono que lo abre con doble clic.
Sirve para notas internas, no para el juzgado: los documentos se presentan por separado, los objetos incrustados aumentan el tamaño del archivo y, al guardar en PDF, del anexo solo queda el icono.
Qué forma elegir
| Forma | Los números se actualizan | Adecuada para |
|---|---|---|
| Cita en texto | A mano | Cualquier escrito, PDF para el juzgado |
| Título y referencia cruzada | Con F9, dentro del mismo archivo | Demanda o memorial con el índice en el mismo archivo |
| Hipervínculo al archivo | No — remite al archivo, no al número | Copia electrónica del escrito |
| Objeto incrustado | — | Documentos internos |
Las reglas de numeración y del índice, en las guías «Numerar documentos de la demanda» e «Índice de documentos».
Errores frecuentes
- Se actualizaron los campos del texto, pero no los de las notas al pie.
- El párrafo con la cita se copió de otro documento y muestra «¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.»
- Se reordenó el índice y no se actualizaron los campos antes de guardar en PDF.
- El hipervínculo apunta a un archivo del ordenador del autor que ni el juzgado ni la otra parte tienen.
- El mismo documento se acompaña con dos números.