Como inserir um anexo no Word
Quatro formas de incluir e referenciar um anexo ou documento em uma peça escrita no Word — da referência no texto à referência cruzada que se atualiza sozinha — e qual convém em uma petição inicial, em uma contestação ou em uma peça de arbitragem.
O que significa referenciar um documento
Em uma peça processual, referenciar um documento é remeter, no texto, a um documento que a acompanha, com o lugar exato dentro dele. O número da referência precisa coincidir com o da lista de documentos.
(Doc. 07, p. 2)O difícil não é escrever a referência, mas mantê-la correta: basta acrescentar um documento no meio para que mudem os números de todos os seguintes — no texto, nas notas de rodapé e na lista. O Word oferece várias ferramentas para isso, cada uma com seus limites.
Forma 1. A referência no texto
A referência é digitada à mão: “(Doc. 07, p. 2)”. Funciona em qualquer programa, não muda ao imprimir nem ao salvar em PDF e não depende da configuração do Word de quem a recebe.
A desvantagem é uma só, mas importante: se a numeração mudar, é preciso corrigir cada referência à mão. Se fizer isso com Localizar e Substituir, vá dos números mais altos para os mais baixos (primeiro “Doc. 12” → 13, depois 11 → 12), para que não se misturem, e revise as notas de rodapé à parte.
Forma 2. Legenda e referência cruzada
Se a lista de documentos estiver no mesmo arquivo que a peça, o Word pode numerar os documentos para você, e as referências do texto assumem o número automaticamente.
- Coloque o cursor no início de cada linha da lista e escolha Referências → Inserir Legenda. Clique em Novo Rótulo e digite “Documento”. O Word insere “Documento 1”; acrescente depois a descrição. Repita em cada linha: a numeração é sequencial.
- No texto, coloque o cursor onde vai a referência e escolha Inserir → Referência Cruzada. Em Tipo de referência, selecione “Documento”; no campo do que inserir, escolha a opção que traz só o rótulo e o número e, abaixo, o documento. A caixa que insere a referência como hiperlink permite ir até a linha da lista com um clique.
- A página ou o parágrafo são acrescentados em seguida, como texto normal: “, p. 2”.
- Depois de acrescentar ou mover uma linha da lista, atualize os campos: selecione todo o documento (Página Inicial → Selecionar → Selecionar Tudo) e pressione F9. As notas de rodapé são atualizadas à parte: clique em uma nota, selecione tudo e pressione F9.
Para não enviar a peça com números antigos, ative Arquivo → Opções → Exibir → Atualizar campos antes de imprimir.
Convém conhecer os limites. O Word não ordena os documentos por ordem de referência: se o documento 5 é mencionado antes do 2, é preciso mover a linha da lista à mão. A referência cruzada só funciona dentro do mesmo arquivo. E, se você copiar um parágrafo com a referência para outro documento, no lugar do número aparece “Erro! Fonte de referência não encontrada.”
Forma 3. Link para o arquivo do documento
Em uma cópia eletrônica da peça, a referência pode abrir o documento: selecione o texto da referência, escolha Inserir → Link, depois a opção de arquivo ou página da Web existente e o PDF do documento.
O link é frágil: deixa de funcionar se o nome da pasta mudar, se a peça for enviada sem os documentos ou se os arquivos forem movidos. Mantenha os documentos na mesma pasta que a peça e verifique se o link não aponta para um caminho como “C:\Users\…”, que revela o nome de usuário e que o destinatário não tem. O link não atualiza o número da referência.
Forma 4. Incorporar o documento ao arquivo
Com Inserir → Objeto, na aba para criar a partir de um arquivo e com a opção de exibir como ícone marcada, o PDF fica dentro do arquivo do Word: aparece um ícone que o abre com um clique duplo.
Serve para notas internas, não para o juízo: os documentos são juntados em separado, os objetos incorporados aumentam o tamanho do arquivo e, ao salvar em PDF, do documento só resta o ícone.
Qual forma escolher
| Forma | Os números se atualizam | Adequada para |
|---|---|---|
| Referência no texto | À mão | Qualquer peça, PDF para o juízo |
| Legenda e referência cruzada | Com F9, dentro do mesmo arquivo | Peça com a lista no mesmo arquivo |
| Link para o arquivo | Não — remete ao arquivo, não ao número | Cópia eletrônica da peça |
| Objeto incorporado | — | Documentos internos |
As regras de numeração e da lista estão nos guias “Numerar os documentos da petição inicial” e “Lista de documentos”.
Erros frequentes
- Os campos do texto foram atualizados, mas os das notas de rodapé não.
- O parágrafo com a referência foi copiado de outro documento e mostra “Erro! Fonte de referência não encontrada.”
- A lista foi reordenada e os campos não foram atualizados antes de salvar em PDF.
- O link aponta para um arquivo no computador do autor, que nem o juízo nem a parte contrária têm.
- O mesmo documento é juntado com dois números.