Como inserir um anexo no Word
Quatro formas de incluir e referir um anexo ou documento numa peça escrita no Word — da referência no texto à referência cruzada que se atualiza sozinha — e qual convém numa petição inicial, numa contestação ou num memorial de arbitragem.
O que significa referir um documento
Numa peça processual, referir um documento é remeter, no texto, para um documento que a acompanha, com o lugar exato dentro dele. O número da referência tem de coincidir com o da lista de documentos.
(Doc. n.º 7, p. 2)O difícil não é escrever a referência, mas mantê-la certa: basta acrescentar um documento a meio para mudarem os números de todos os seguintes — no texto, nas notas de rodapé e na lista. O Word oferece várias ferramentas para isso, cada uma com os seus limites.
Forma 1. A referência no texto
A referência escreve-se à mão: «(Doc. n.º 7, p. 2)». Lê-se em qualquer programa, mantém-se ao imprimir e ao guardar em PDF e não depende da configuração do Word de quem a recebe.
A desvantagem é uma, mas importante: se a numeração mudar, é preciso corrigir cada referência à mão. Se o fizer com Localizar e Substituir, convém ir dos números mais altos para os mais baixos (primeiro «Doc. n.º 12» → 13, depois 11 → 12), para que não se misturem, e rever as notas de rodapé à parte.
Forma 2. Legenda e referência cruzada
Se a lista de documentos estiver no mesmo ficheiro que a peça, o Word pode numerar os documentos por si e as referências do texto assumem o número automaticamente.
- Coloque o cursor no início de cada linha da lista e escolha Referências → Inserir Legenda. Clique em Nova Etiqueta e escreva «Documento». O Word insere «Documento 1»; acrescente depois a descrição. Repita em cada linha: a numeração é sequencial.
- No texto, coloque o cursor onde vai a referência e escolha Inserir → Referência Cruzada. Em Tipo de referência selecione «Documento», em Inserir referência a a opção de etiqueta e número e, por baixo, o documento. A caixa Inserir como hiperligação permite saltar para a linha da lista com um clique.
- A página ou o parágrafo acrescentam-se a seguir, como texto normal: «, p. 2».
- Depois de acrescentar ou mover uma linha da lista, atualize os campos: selecione todo o documento (Base → Selecionar → Selecionar Tudo) e prima F9. As notas de rodapé atualizam-se à parte: clique numa nota, selecione tudo e prima F9.
Para não enviar a peça com números antigos, ative Ficheiro → Opções → Apresentar → Atualizar campos antes de imprimir.
Convém conhecer os limites. O Word não ordena os documentos por ordem de referência: se o documento 5 é mencionado antes do 2, é preciso mover a linha da lista à mão. A referência cruzada só funciona dentro do mesmo ficheiro. E, se copiar um parágrafo com a referência para outro documento, em vez do número aparece «Erro! A origem da referência não foi encontrada.»
Forma 3. Hiperligação para o ficheiro do documento
Numa cópia eletrónica da peça, a referência pode abrir o documento: selecione o texto da referência, escolha Inserir → Ligação (Ctrl+K), depois «Ficheiro ou Página Web Existente» e o PDF do documento.
A ligação é frágil: deixa de funcionar se o nome da pasta mudar, se a peça for enviada sem os documentos ou se os ficheiros forem movidos. Guarde os documentos na mesma pasta que a peça e verifique se a ligação não aponta para um caminho como «C:\Users\…», que revela o nome de utilizador e que o destinatário não tem. A hiperligação não atualiza o número da referência.
Forma 4. Incorporar o documento no ficheiro
Com Inserir → Objeto → Criar a partir de Ficheiro e a opção «Apresentar como ícone», o PDF fica dentro do ficheiro do Word: aparece um ícone que o abre com duplo clique.
Serve para notas internas, não para o tribunal: os documentos apresentam-se em separado, os objetos incorporados aumentam o tamanho do ficheiro e, ao guardar em PDF, do documento só fica o ícone.
Que forma escolher
| Forma | Os números atualizam-se | Adequada para |
|---|---|---|
| Referência no texto | À mão | Qualquer peça, PDF para o tribunal |
| Legenda e referência cruzada | Com F9, dentro do mesmo ficheiro | Petição ou memorial com a lista no mesmo ficheiro |
| Hiperligação para o ficheiro | Não — remete para o ficheiro, não para o número | Cópia eletrónica da peça |
| Objeto incorporado | — | Documentos internos |
As regras de numeração e da lista, nos guias «Numerar os documentos da petição inicial» e «Lista de documentos».
Erros frequentes
- Foram atualizados os campos do texto, mas não os das notas de rodapé.
- O parágrafo com a referência foi copiado de outro documento e mostra «Erro! A origem da referência não foi encontrada.»
- A lista foi reordenada e os campos não foram atualizados antes de guardar em PDF.
- A hiperligação aponta para um ficheiro do computador do autor que nem o tribunal nem a outra parte têm.
- O mesmo documento é junto com dois números.