Le bordereau de pièces : obligations, modèle, erreurs

Bordereau de communication et bordereau récapitulatif

La pratique emploie le mot pour deux documents voisins. Le bordereau de communication de pièces accompagne chaque envoi de pièces à l’avocat adverse : il énumère ce qui est communiqué ce jour-là et sert de preuve de la communication. Le bordereau récapitulatif est annexé aux conclusions : il énumère l’ensemble des pièces au soutien des prétentions, y compris celles communiquées antérieurement.

Les deux reposent sur la même numérotation. Dans la plupart des dossiers, le bordereau récapitulatif des dernières conclusions est la version complète et à jour de tous les bordereaux de communication successifs.

Ce que disent les textes

Art. 132 CPC

La partie qui fait état d’une pièce s’oblige à la communiquer à toute autre partie à l’instance ; la communication doit être spontanée.

Art. 134 et 135 CPC

Le juge fixe, au besoin sous astreinte, le délai et les modalités de la communication ; il peut écarter du débat les pièces qui n’ont pas été communiquées en temps utile.

Art. 768 CPC

Devant le tribunal judiciaire, les conclusions indiquent pour chaque prétention les pièces invoquées et leur numérotation ; un bordereau énumérant ces pièces est annexé aux conclusions.

Art. 954 CPC

Les conclusions d’appel comportent la même indication des pièces et de leur numérotation ; un bordereau récapitulatif des pièces est annexé.

Art. 914-5 CPC

Les dossiers déposés à la cour avant l’audience comprennent la copie des pièces visées dans les conclusions, numérotées dans l’ordre du bordereau récapitulatif.

Art. 748-3 CPC

En cas de communication électronique, l’avis électronique de réception ou de mise à disposition tient lieu de visa, cachet, signature ou autre mention de réception.

S’y ajoute le principe de la contradiction (article 16) : le juge ne peut retenir les documents produits par les parties que si celles-ci ont été à même d’en débattre contradictoirement. Le bordereau est la trace de ce débat possible.

Les mentions d’un bon bordereau

• L’en-tête : juridiction et chambre, numéro de rôle (RG), parties, avocat, date, et les conclusions auxquelles le bordereau est annexé.
• Le numéro de chaque pièce, identique à celui des conclusions et à celui inscrit sur la pièce.
• La date du document, lorsqu’il en a une.
• Une désignation explicite : nature, auteur, destinataire et objet du document.
• La date de communication, ou la mention des pièces nouvelles depuis le bordereau précédent.

Devant les juridictions administratives, l’article R. 412-2 du code de justice administrative impose un inventaire détaillé présentant chaque pièce avec un numéro « dans un ordre continu et croissant » et un libellé « suffisamment explicite ». Le texte ne s’applique pas au juge civil, mais il résume bien ce qu’un bordereau doit offrir.

Modèle de bordereau

BORDEREAU DES PIÈCES COMMUNIQUÉES — Tribunal judiciaire de Lyon, 3e chambre, RG n° 24/01234 — SAS Alpha (demanderesse) c/ SARL Beta (défenderesse) — annexé aux conclusions récapitulatives n° 2 du 10 juin 2025

Les pièces 5 et 6 apparaissent avec une date de communication postérieure : le lecteur voit d’un coup d’œil ce qui est nouveau depuis les conclusions précédentes.

Rédiger la désignation

La désignation doit permettre d’identifier la pièce sans l’ouvrir. « Courrier » ou « Échange de mails » ne suffit pas ; « Lettre de la SARL Beta à la SAS Alpha du 2 mai 2024 contestant la qualité des marchandises » se suffit à elle-même. Pour une pièce en langue étrangère, indiquez la langue et, le cas échéant, la traduction produite.

1. La nature du document : contrat, lettre, courriel, procès-verbal, facture, constat, rapport.
2. Son auteur et, s’il y a lieu, son destinataire.
3. Sa date, lorsqu’elle n’apparaît pas dans une colonne distincte.
4. Son objet, en quelques mots.

Erreurs fréquentes

• Un bordereau qui n’a pas suivi les conclusions : pièce citée mais absente, ou pièce listée mais jamais invoquée.
• Le même document sous deux numéros, ou deux documents sous le même numéro.
• Des désignations génériques qui obligent le juge à ouvrir chaque fichier.
• Des numéros qui divergent entre le bordereau, les tampons des pièces et les noms de fichiers.
• Des pièces communiquées à la veille de la clôture : l’article 135 permet de les écarter du débat.
• En appel, un bordereau récapitulatif qui renvoie aux pièces de première instance sans qu’elles aient été communiquées à nouveau.

La numérotation elle-même fait l’objet d’un guide distinct : numérotation des pièces.