Anlagen in Word verlinken
Ein Zitat, das seine Anlage öffnet, erspart dem Leser die Suche. Word kennt drei Wege dorthin – und jeder bricht auf seine Weise.
Drei Arten von Links
- Ein Link auf die Datei der Anlage
- Das Zitat „Anlage K 4“ öffnet K-004.pdf. Funktioniert, solange Schriftsatz und Anlagen gemeinsam in einem Ordner reisen.
- Textmarke und Querverweis
- Innerhalb eines Dokuments: Das Zitat springt zur Überschrift der Anlage oder zu ihrer Zeile im Anlagenverzeichnis.
- Links im PDF
- Was nach „Speichern als PDF“ übrig bleibt – die Grundlage eines verlinkten e-Schriftsatzes.
Ein Link auf die Datei der Anlage
- Den Schriftsatz zuerst im Akten- oder Mandatsordner speichern, neben einem Ordner wie
Anlagen. - Den Zitattext markieren, etwa Anlage K 4.
- Einfügen ▸ Link (Strg+K unter Windows, ⌘K auf dem Mac) und die Datei der Anlage wählen.
- Den ganzen Ordner an einen anderen Ort verschieben und einen Link testen, bevor Sie sich auf die übrigen verlassen.
Ein Link auf einen festen Pfad wie C:\Users\… oder /Users/… bricht auf dem nächsten Rechner. Liegen Schriftsatz und Anlagen in einem Ordner und ist der Schriftsatz vor dem Verlinken gespeichert, bleiben die Links relativ zum Schriftsatz.
Ein Dateilink öffnet die Anlage auf ihrer ersten Seite. Eine angehängte Seitenzahl (#page=12) beachten Browser bei PDFs, Desktop-PDF-Programme bei lokalen Dateien aber nicht verlässlich. Links, die die richtige Seite öffnen, entstehen im PDF selbst – wie in einem verlinkten e-Schriftsatz.
Textmarken und Querverweise in einem Dokument
Hängen die Anlagen am selben Dokument oder ist das Ziel das Anlagenverzeichnis, genügen Words eigene Textmarken:
- Die Überschrift der Anlage oder ihre Zeile im Verzeichnis markieren und Einfügen ▸ Textmarke wählen. Textmarkennamen beginnen mit einem Buchstaben und bestehen nur aus Buchstaben, Ziffern und Unterstrichen – ohne Leerzeichen:
K_4, nichtK-4. - An der Stelle des Zitats Einfügen ▸ Querverweis wählen. Verweistyp: Textmarke; Verweis einfügen auf: Textmarkentext; Als Link einfügen ankreuzen.
- Vor der Einreichung alle Felder aktualisieren: alles markieren und F9 drücken (auf vielen Mac-Tastaturen fn+F9).
Ein Querverweis zeigt den aktuellen Text der Textmarke. Wird aus „Anlage K 4“ später „Anlage K 5“, zieht das Zitat bei der nächsten Feldaktualisierung nach.
Was das PDF übersteht
Links und Querverweise innerhalb des Dokuments bleiben beim Speichern als PDF als Links erhalten. Unter Windows genügt Datei ▸ Speichern unter ▸ PDF. Auf dem Mac wählen Sie die Option für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit; mit der Option zum Drucken kommen Links unter Umständen nicht mit. Die erste Option erstellt das PDF in vielen Versionen über einen Microsoft-Onlinedienst – prüfen Sie, ob Ihre Kanzleiregeln das für Mandantendokumente erlauben.
Links auf andere Dateien werden im PDF zu Links auf Dateipfade. Ob sie sich öffnen, und auf welcher Seite, hängt vom PDF-Programm ab und davon, dass die Dateien in derselben Ordnerstruktur ankommen.
Wo Links brechen
- Umbenannte Dateien. Wird „K-004.pdf“ zu „K-004 Kaufvertrag.pdf“, sind alle Links darauf tot.
- Neue Nummern. Wird K 4 zu K 5, ändert sich der sichtbare Text nur, wenn Sie ihn ändern – ein Dateilink zeigt weiter auf die alte Datei.
- Feste Pfade. Links in einen persönlichen Ordner, auf einen Laufwerksbuchstaben oder in einen Sync-Ordner funktionieren nur auf einem Rechner.
- Kopien des Schriftsatzes. Unter neuem Namen in einem anderen Ordner gespeichert, bleiben die Links relativ zum alten Ort.
Letzte Probe vor der Einreichung: das PDF auf einem Rechner öffnen, der den Aktenordner nie gesehen hat, und das erste, ein mittleres und das letzte Zitat anklicken.